Os membros do seu time de projetos estão trabalhando na coisa certa?

Imagine que você ganhou um concurso, e uma celebridade irá passar um final de semana na sua casa, já é sexta-feira e você precisa organizar a casa, principalmente o quarto de hóspedes que está uma bagunça. Você então liga para seu marido, que já está em casa, e pede para que ele comece a arrumar a casa.

Quando você chega em casa, ele está cortando a grama do jardim, e nem sequer chegou perto do quarto de hóspedes e você, com razão, fica furiosa. Mas por que esse tipo de situação acontece diariamente, em muitos lares e, pior ainda, em muitas organizações mundo afora?

Quando foi pedido ao marido que organizasse a casa, sem explicitar o que deveria ser feito primeiro, os instintos humanos do marido decidiram por ele. Não significa que o marido não soubesse que era preciso arrumar o quarto de hóspedes, tampouco ele deixou de fazer por má intenção, o que se passou no cérebro do marido foi o seguinte raciocínio: “Para concluir a tarefa de arrumar a casa é preciso arrumar o quarto de hóspedes, abastecer a geladeira e aparar a grama. Bom, eu quase nunca arrumo o quarto de hóspedes, mas eu aparo a grama toda semana então será mais fácil começar por isso, além do mais, ainda posso tomar uma cervejinha durante o serviço.”

Não me entendam mal, não estou querendo dizer aqui que maridos não gostam de arrumar quartos ou só querem saber de beber, o que interessa nessa breve história é mostrar que todos nós seres humanos, independente de gênero, quando nos deparamos com uma escolha entre duas tarefas, vamos sempre preferir fazer aquilo que temos mais segurança, experiência e prazer, é perfeitamente natural.

Na gestão de projetos isso também acontece o tempo todo pois, embora nem todos enxerguem isso, um time de projetos é composto de, adivinhe só: Seres humanos.

Esse problema é comum e tem nome: Priorização, ou a falta dela.

A falta de priorização de tarefas é um dos maiores causadores de desorganização e atrasos dentro de um time de projetos e é incrível como tantos coordenadores de projeto esquecem disso.

Se o seu time sofre com a falta de prioridade na execução das tarefas, existe uma medida simples que pode ser tomada imediatamente e rapidamente diminuir a falta de organização e atrasos dos projetos: Organize as tarefas que cada pessoa deve executar em listas, e essas listas devem estar ordenadas por prioridade, de forma que no topo da lista estejam as tarefas mais importantes e que devem ser executadas primeiro. Isso já é o suficiente para inibir a tentação que as pessoas têm em querer fazer sempre o mais fácil primeiro.

Aqui na Simplix nós vemos times de projetos com problemas de priorização todos os dias e nós os ajudamos com nossa metodologia de seis passos para excelência na Gestão de projetos: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.

Se você ficou interessado e quer saber mais, fale diretamente comigo através do e-mail: gibran@simplix.net.br.

Nosso negócio é otimizar o seu!

Quem faz o que dentro de um time de projeto?

É comum, em empresas que executam projetos, as pessoas se dividirem em times multidisciplinares para executarem cada projeto e, é natural, que pessoas com diferentes competências desenvolvam afinidades por partes específicas de cada projeto. Por causa disso, coordenadores de projetos acabam não prestando atenção em quem está fazendo o que, afinal, é quase óbvio: O projetista está projetando, o comprador está comprando, o operador está executando e assim por diante.

Mas por trás dessa inocente negligência, pode se esconder um grande problema. Primeiro, quero apontar o problema mais óbvio, se você não designou pessoas específicas para cada tarefa, quando você quiser saber como está o andamento de certa tarefa, você terá que perguntar pra várias pessoas e pode, inclusive, receber respostas diferentes de cada uma delas, sem falar no problema da responsabilidade: Se algo é responsabilidade de todo mundo então não é responsabilidade de ninguém, assim, quando o resultado é bom, fica difícil dar o devido reconhecimento a alguém, e quando o resultado é ruim, todos dirão que “outra pessoa estava cuidando disso”.

O problema acima ilustra um erro básico: Falta de organização. Mas existe um outro problema, ainda pior, que pode estar impactando diretamente os prazos de entregas de seus projetos.

Quando você não atribui pessoas específicas às tarefas você também não consegue enxergar o caminho inverso: Quantas tarefas cada pessoa está encarregada de executar? Em termos técnicos: Qual a carga de cada recurso?

Lembre-se da restrição que todos nós seres humanos neste planeta compartilhamos: Todos temos no máximo 24 horas por dia e, para trabalhar, ainda menos: 8 horas. Então não adianta você atribuir um caminhão de tarefas para um recurso e depois querer entender porque os seus projetos estão atrasando.

Mas então, como começar a melhorar esse cenário? O primeiro passo é se certificar de que todas as tarefas, em todos os projetos, tenham uma pessoa responsável. Se você usa planilhas, basta adicionar uma coluna a mais com o nome do responsável, feito isso você poderá filtrar as tarefas de cada pessoa e fazer uma análise crítica se não está havendo sobrecarga em algum dos recursos que possa resultar em atrasos.

Aqui na Simplix nós acreditamos que muito mais do que implantar sistemas de gestão, é necessário adotar os conceitos e metodologias corretos, por isso, acreditamos em seis passos para evolução da maturidade da gestão de projetos dentro de uma empresa: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.

Se você quer começar pelo básico, organizando seus projetos, e evoluir progressivamente até começar a otimizar seus projetos, fale diretamente comigo: gibran@simplix.net.br

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Reduza pela metade a duração e entregue mais projetos com os mesmos recursos!

Vender é uma arte e nunca existiram tantas ferramentas para aumentar suas vendas quanto atualmente, ainda assim, a forma mais eficaz de vender é também a mais antiga: Ter uma boa reputação e ser recomendado por seus clientes. Não existe argumento mais poderoso do que um cliente seu elogiando e recomendando seu serviço para outros potenciais clientes.

Para empresas que trabalham por projetos, conseguir entregar seus projetos nos prazos prometidos é sempre um desafio e esse é um dos pontos que mais influenciam na sua reputação junto aos seus clientes. Um único caso já pode comprometer esta imagem arduamente construída.

Se por um lado, ter uma boa reputação é importante, por outro, se manter competitivo também é fundamental. E para se manterem competitivas, as empresas que trabalham por projetos também precisam reduzir o lead-time (duração de seus projeto) e, consequentemente, aumentar sua produtividade aumentando o número de projetos entregues por ano.

Aqui na Simplix, nosso foco é aumentar a performance de empresas que trabalham por projetos e, para isso, desenvolvemos uma metodologia própria, onde analisamos a realidade de cada cliente e propomos soluções sob medida, acompanhada de uma ferramenta (desenvolvida por nós ou por terceiros, dependendo do caso).

Os resultados são: Redução significativa do lead-time dos projetos, e aumentos expressivos na quantidade de projetos entregues no prazo, o que permite um aumento significativo no número de projetos entregues por ano. Isso significa mais receita, mais clientes satisfeitos e, consequentemente, mais vendas.

Veja abaixo alguns resultados gerados em atuais clientes Simplix:

• Redução do lead-time: Diminuímos em quase 50% o lead-time dos projetos, ou seja, caiu pela metade a duração dos projetos, este indicador influencia diretamente na capacidade da empresa de aumentar o número de projetos por ano.

Redução pela metade no lead-time dos projetos

• Projetos entregues no prazo: Dobramos o número de projetos entregues dentro do prazo prometido para os clientes, este indicador tem impacto direto na satisfação dos clientes.

Dobramos o número de projetos entregues dentro do prazo

• Quantidade de projetos entregues por ano: Aumento de mais de 25% na quantidade de projetos entregues por ano, impactando positivamente na receita da empresa, na sua competitividade e, não menos importante, na satisfação de todos os colaboradores!

Aumento de mais de um quarto na quantidade de projetos entregues por ano

Nos exemplos acima, a Simplix foi contratada no ano de 2018, isso significa que, em menos de um ano, foi possível gerar resultados muito significativos, e esses indicadores continuarão a melhorar nos próximos anos para esses clientes.

Se você quer ver esses mesmos resultados sendo gerados na sua empresa, não perca mais tempo, fale com a gente e peça um diagnóstico gratuito e sem compromisso!

Simplix, o nosso negócio é otimizar o seu!