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  • Foto do escritorGibran Massabni


É comum, em empresas que executam projetos, as pessoas se dividirem em times multidisciplinares para executarem cada projeto e, é natural, que pessoas com diferentes competências desenvolvam afinidades por partes específicas de cada projeto. Por causa disso, coordenadores de projetos acabam não prestando atenção em quem está fazendo o que, afinal, é quase óbvio: O projetista está projetando, o comprador está comprando, o operador está executando e assim por diante.


Mas por trás dessa inocente negligência, pode se esconder um grande problema. Primeiro, quero apontar o problema mais óbvio, se você não designou pessoas específicas para cada tarefa, quando você quiser saber como está o andamento de certa tarefa, você terá que perguntar pra várias pessoas e pode, inclusive, receber respostas diferentes de cada uma delas, sem falar no problema da responsabilidade: Se algo é responsabilidade de todo mundo então não é responsabilidade de ninguém, assim, quando o resultado é bom, fica difícil dar o devido reconhecimento a alguém, e quando o resultado é ruim, todos dirão que “outra pessoa estava cuidando disso”.


O problema acima ilustra um erro básico: Falta de organização. Mas existe um outro problema, ainda pior, que pode estar impactando diretamente os prazos de entregas de seus projetos.


Quando você não atribui pessoas específicas às tarefas você também não consegue enxergar o caminho inverso: Quantas tarefas cada pessoa está encarregada de executar? Em termos técnicos: Qual a carga de cada recurso?


Lembre-se da restrição que todos nós seres humanos neste planeta compartilhamos: Todos temos no máximo 24 horas por dia e, para trabalhar, ainda menos: 8 horas. Então não adianta você atribuir um caminhão de tarefas para um recurso e depois querer entender porque os seus projetos estão atrasando.


Mas então, como começar a melhorar esse cenário? O primeiro passo é se certificar de que todas as tarefas, em todos os projetos, tenham uma pessoa responsável. Se você usa planilhas, basta adicionar uma coluna a mais com o nome do responsável, feito isso você poderá filtrar as tarefas de cada pessoa e fazer uma análise crítica se não está havendo sobrecarga em algum dos recursos que possa resultar em atrasos.


Aqui na Simplix nós acreditamos que muito mais do que implantar sistemas de gestão, é necessário adotar os conceitos e metodologias corretos, por isso, acreditamos em seis passos para evolução da maturidade da gestão de projetos dentro de uma empresa: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.


Se você quer começar pelo básico, organizando seus projetos, e evoluir progressivamente até começar a otimizar seus projetos, fale diretamente comigo: gibran@simplix.net.br


Nosso negócio é otimizar o seu!


Atualizado: 25 de nov. de 2019

Vender é uma arte e nunca existiram tantas ferramentas para aumentar suas vendas quanto atualmente, ainda assim, a forma mais eficaz de vender é também a mais antiga: Ter uma boa reputação e ser recomendado por seus clientes. Não existe argumento mais poderoso do que um cliente seu elogiando e recomendando seu serviço para outros potenciais clientes.


Para empresas que trabalham por projetos, conseguir entregar seus projetos nos prazos prometidos é sempre um desafio e esse é um dos pontos que mais influenciam na sua reputação junto aos seus clientes. Um único caso já pode comprometer esta imagem arduamente construída.


Se por um lado, ter uma boa reputação é importante, por outro, se manter competitivo também é fundamental. E para se manterem competitivas, as empresas que trabalham por projetos também precisam reduzir o lead-time (duração de seus projeto) e, consequentemente, aumentar sua produtividade aumentando o número de projetos entregues por ano.


Aqui na Simplix, nosso foco é aumentar a performance de empresas que trabalham por projetos e, para isso, desenvolvemos uma metodologia própria, onde analisamos a realidade de cada cliente e propomos soluções sob medida, acompanhada de uma ferramenta (desenvolvida por nós ou por terceiros, dependendo do caso).


Os resultados são: Redução significativa do lead-time dos projetos, e aumentos expressivos na quantidade de projetos entregues no prazo, o que permite um aumento significativo no número de projetos entregues por ano. Isso significa mais receita, mais clientes satisfeitos e, consequentemente, mais vendas.


Veja abaixo alguns resultados gerados em atuais clientes Simplix:


  • Redução do lead-time: Diminuímos em quase 50% o lead-time dos projetos, ou seja, caiu pela metade a duração dos projetos, este indicador influencia diretamente na capacidade da empresa de aumentar o número de projetos por ano.


Redução pela metade no lead-time dos projetos

  • Projetos entregues no prazo: Dobramos o número de projetos entregues dentro do prazo prometido para os clientes, este indicador tem impacto direto na satisfação dos clientes.


Dobramos o número de projetos entregues dentro do prazo

  • Quantidade de projetos entregues por ano: Aumento de mais de 25% na quantidade de projetos entregues por ano, impactando positivamente na receita da empresa, na sua competitividade e, não menos importante, na satisfação de todos os colaboradores!


Aumento de mais de um quarto na quantidade de projetos entregues por ano

Nos exemplos acima, a Simplix foi contratada no ano de 2018, isso significa que, em menos de um ano, foi possível gerar resultados muito significativos, e esses indicadores continuarão a melhorar nos próximos anos para esses clientes.


Se você quer ver esses mesmos resultados sendo gerados na sua empresa, não perca mais tempo, fale com a gente e peça um diagnóstico gratuito e sem compromisso!


Simplix, o nosso negócio é otimizar o seu!

  • Foto do escritorGibran Massabni

A medida que sua empresa foi crescendo e os processos foram se tornando mais maduros, você foi deixando de lado as planilhas para adotar ferramentas mais específicas para melhorar a qualidade dos seus processos e tornar sua gestão cada vez mais profissional.


É um processo gradual, primeiramente você adota uma ferramenta para gestão de tarefas de seus projetos, logo percebe a necessidade de uma solução mais complexa para gestão do projeto como um todo. Progressivamente novas ferramentas vão sendo sugeridas pela sua equipe: Gestão de orçamentos, CRM, Gestão de documentação, Gestão de Compras, emissão de nota fiscal e assim por diante.


A ideia era tornar o fluxo de trabalho dos seus projetos mais robusto e eficiente, mas a realidade mostra um cenário diferente: As ferramentas específicas agora são gerenciadas apenas por pessoas específicas em cada departamento pois só elas aprenderam a usá-las e a dificuldade que você tinha com as planilhas se mantém, ainda não consegue enxergar dados consolidados que mostrem a situação geral da sua empresa, ou seja, não há integração.


Cada ferramenta tem sua própria base de dados, e elas não se comunicam entre si, para você tirar qualquer tipo de relatório é preciso extrair os dados de cada ferramenta, exportar para uma base de dados que agregará todos os dados, provavelmente uma planilha (e você achou que tinha se livrado delas) e isso tudo gasta seu recurso mais valioso: Tempo.


Aqui na Simplix nós acreditamos que existem seis passos para se alcançar a excelência em gestão de projetos: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.


Adotar ferramentas específicas para substituir planilhas é um primeiro passo para aumentar os níveis de organização e padronização, mas a partir daí você bate de frente com um muro, não consegue ter integração, sem integração você não consegue extrair indicadores atualizados e de qualidade sobre seu negócio e a promessa de otimização e ganho de competitividade se torna um desejo inalcançável, enquanto seus concorrentes que entenderam isso conseguem executar mais projetos, em menos tempo e são prediletos por seus clientes.


De forma paliativa, uma forma de aumentar a integração entre as várias ferramentas é utilizar o serviço Zapier (https://zapier.com/) para inserir gatilhos em seu processo, por exemplo: Toda vez que uma oportunidade é adicionada em meu CRM, quero que um orçamento seja criado. Não é uma solução definitiva, mas já dá algum resultado.


Se você quer romper esse ciclo vicioso e desbloquear o verdadeiro potencial da sua equipe, começando pelo básico: organização, priorização e padronização e, depois de construir uma base sólida, evoluir para conceitos avançados de integração, indicadores e otimização de seus projetos, fale com a gente.


Nosso negócio é otimizar o seu!

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