É comum, em empresas que executam projetos, as pessoas se dividirem em times multidisciplinares para executarem cada projeto e, é natural, que pessoas com diferentes competências desenvolvam afinidades por partes específicas de cada projeto. Por causa disso, coordenadores de projetos acabam não prestando atenção em quem está fazendo o que, afinal, é quase óbvio: O projetista está projetando, o comprador está comprando, o operador está executando e assim por diante.
Mas por trás dessa inocente negligência, pode se esconder um grande problema. Primeiro, quero apontar o problema mais óbvio, se você não designou pessoas específicas para cada tarefa, quando você quiser saber como está o andamento de certa tarefa, você terá que perguntar pra várias pessoas e pode, inclusive, receber respostas diferentes de cada uma delas, sem falar no problema da responsabilidade: Se algo é responsabilidade de todo mundo então não é responsabilidade de ninguém, assim, quando o resultado é bom, fica difícil dar o devido reconhecimento a alguém, e quando o resultado é ruim, todos dirão que “outra pessoa estava cuidando disso”.
O problema acima ilustra um erro básico: Falta de organização. Mas existe um outro problema, ainda pior, que pode estar impactando diretamente os prazos de entregas de seus projetos.
Quando você não atribui pessoas específicas às tarefas você também não consegue enxergar o caminho inverso: Quantas tarefas cada pessoa está encarregada de executar? Em termos técnicos: Qual a carga de cada recurso?
Lembre-se da restrição que todos nós seres humanos neste planeta compartilhamos: Todos temos no máximo 24 horas por dia e, para trabalhar, ainda menos: 8 horas. Então não adianta você atribuir um caminhão de tarefas para um recurso e depois querer entender porque os seus projetos estão atrasando.
Mas então, como começar a melhorar esse cenário? O primeiro passo é se certificar de que todas as tarefas, em todos os projetos, tenham uma pessoa responsável. Se você usa planilhas, basta adicionar uma coluna a mais com o nome do responsável, feito isso você poderá filtrar as tarefas de cada pessoa e fazer uma análise crítica se não está havendo sobrecarga em algum dos recursos que possa resultar em atrasos.
Aqui na Simplix nós acreditamos que muito mais do que implantar sistemas de gestão, é necessário adotar os conceitos e metodologias corretos, por isso, acreditamos em seis passos para evolução da maturidade da gestão de projetos dentro de uma empresa: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.
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