A medida que sua empresa foi crescendo e os processos foram se tornando mais maduros, você foi deixando de lado as planilhas para adotar ferramentas mais específicas para melhorar a qualidade dos seus processos e tornar sua gestão cada vez mais profissional.
É um processo gradual, primeiramente você adota uma ferramenta para gestão de tarefas de seus projetos, logo percebe a necessidade de uma solução mais complexa para gestão do projeto como um todo. Progressivamente novas ferramentas vão sendo sugeridas pela sua equipe: Gestão de orçamentos, CRM, Gestão de documentação, Gestão de Compras, emissão de nota fiscal e assim por diante.
A ideia era tornar o fluxo de trabalho dos seus projetos mais robusto e eficiente, mas a realidade mostra um cenário diferente: As ferramentas específicas agora são gerenciadas apenas por pessoas específicas em cada departamento pois só elas aprenderam a usá-las e a dificuldade que você tinha com as planilhas se mantém, ainda não consegue enxergar dados consolidados que mostrem a situação geral da sua empresa, ou seja, não há integração.
Cada ferramenta tem sua própria base de dados, e elas não se comunicam entre si, para você tirar qualquer tipo de relatório é preciso extrair os dados de cada ferramenta, exportar para uma base de dados que agregará todos os dados, provavelmente uma planilha (e você achou que tinha se livrado delas) e isso tudo gasta seu recurso mais valioso: Tempo.
Aqui na Simplix nós acreditamos que existem seis passos para se alcançar a excelência em gestão de projetos: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.
Adotar ferramentas específicas para substituir planilhas é um primeiro passo para aumentar os níveis de organização e padronização, mas a partir daí você bate de frente com um muro, não consegue ter integração, sem integração você não consegue extrair indicadores atualizados e de qualidade sobre seu negócio e a promessa de otimização e ganho de competitividade se torna um desejo inalcançável, enquanto seus concorrentes que entenderam isso conseguem executar mais projetos, em menos tempo e são prediletos por seus clientes.
De forma paliativa, uma forma de aumentar a integração entre as várias ferramentas é utilizar o serviço Zapier (https://zapier.com/) para inserir gatilhos em seu processo, por exemplo: Toda vez que uma oportunidade é adicionada em meu CRM, quero que um orçamento seja criado. Não é uma solução definitiva, mas já dá algum resultado.
Se você quer romper esse ciclo vicioso e desbloquear o verdadeiro potencial da sua equipe, começando pelo básico: organização, priorização e padronização e, depois de construir uma base sólida, evoluir para conceitos avançados de integração, indicadores e otimização de seus projetos, fale com a gente.
Nosso negócio é otimizar o seu!