Sistemas demais, integrações de menos

A medida que sua empresa foi crescendo e os processos foram se tornando mais maduros, você foi deixando de lado as planilhas para adotar ferramentas mais específicas para melhorar a qualidade dos seus processos e tornar sua gestão cada vez mais profissional.

É um processo gradual, primeiramente você adota uma ferramenta para gestão de tarefas de seus projetos, logo percebe a necessidade de uma solução mais complexa para gestão do projeto como um todo. Progressivamente novas ferramentas vão sendo sugeridas pela sua equipe: Gestão de orçamentos, CRM, Gestão de documentação, Gestão de Compras, emissão de nota fiscal e assim por diante.

A ideia era tornar o fluxo de trabalho dos seus projetos mais robusto e eficiente, mas a realidade mostra um cenário diferente: As ferramentas específicas agora são gerenciadas apenas por pessoas específicas em cada departamento pois só elas aprenderam a usá-las e a dificuldade que você tinha com as planilhas se mantém, ainda não consegue enxergar dados consolidados que mostrem a situação geral da sua empresa, ou seja, não há integração.

Cada ferramenta tem sua própria base de dados, e elas não se comunicam entre si, para você tirar qualquer tipo de relatório é preciso extrair os dados de cada ferramenta, exportar para uma base de dados que agregará todos os dados, provavelmente uma planilha (e você achou que tinha se livrado delas) e isso tudo gasta seu recurso mais valioso: Tempo.

Aqui na Simplix nós acreditamos que existem seis passos para se alcançar a excelência em gestão de projetos: Organização, priorização, padronização, integração, indicadores e otimização.

Adotar ferramentas específicas para substituir planilhas é um primeiro passo para aumentar os níveis de organização e padronização, mas a partir daí você bate de frente com um muro, não consegue ter integração, sem integração você não consegue extrair indicadores atualizados e de qualidade sobre seu negócio e a promessa de otimização e ganho de competitividade se torna um desejo inalcançável, enquanto seus concorrentes que entenderam isso conseguem executar mais projetos, em menos tempo e são prediletos por seus clientes.

De forma paliativa, uma forma de aumentar a integração entre as várias ferramentas é utilizar o serviço Zapier (https://zapier.com/) para inserir gatilhos em seu processo, por exemplo: Toda vez que uma oportunidade é adicionada em meu CRM, quero que um orçamento seja criado. Não é uma solução definitiva, mas já dá algum resultado.

Se você quer romper esse ciclo vicioso e desbloquear o verdadeiro potencial da sua equipe, começando pelo básico: organização, priorização e padronização e, depois de construir uma base sólida, evoluir para conceitos avançados de integração, indicadores e otimização de seus projetos, fale com a gente.

Nosso negócio é otimizar o seu!

Como aumentar a produtividade na gestão de múltiplos projetos

É intuitivo para você que para aumentar a quantidade de projetos produzidos num período, é necessário aumentar a quantidade de projetos simultâneos? Se sim, é bom rever seus conceitos.

O aumento da produtividade é muito desejado e buscado pelos gestores de empresas ou departamentos que executam projetos e pode facilmente ser medido pela quantidade de projetos entregues dividida pelos recursos utilizados no período.

Aparentemente, utilizando-se do senso comum gerencial, a produtividade poderia ser aumentada de várias formas, algumas que parecem ser até intuitivas, mas nem sempre trazem os resultados desejados:

• Iniciar os projetos o mais cedo possível e fazer muitos projetos ao mesmo tempo

• Acelerar o processo de execução das tarefas – quanto mais rápido melhor

• Não deixar máquina ou recursos parados - é preciso deixá-los sempre ocupados

• Fazer os recursos executarem muitas tarefas ao mesmo tempo

Apesar de parecerem intuitivas, quase sempre essas ações NÃO geram aumento de produtividade como se espera, pelo contrário, elas reduzem muito a produtividade e impactam outros indicadores importantes como prazo, custo, recurso, etc. E caso ocorram melhorias, serão temporárias e não se sustentarão a médio-longo prazo.

... então, como fazer mais projetos com os mesmos recursos?

Os direcionadores listados abaixo são senso comum entre as várias metodologias de alta performance em execução de tarefas e projetos como: PMBOK, Critical Chain Project Management (CCPM), Agile e mesmo entre as metodologias de otimização de fluxo de fabricação como Lean e Teoria das Restrições. Por outro lado, nem sempre são de fácil aplicação já que não são tão intuitivas assim. Então, aqui vão algumas dicas:

• Focar o recurso na execução de cada tarefa é a forma mais rápida de entregar cada uma delas e os projetos como um todo;

• Montar uma lista de tarefas (fila) e definir prioridades para cada executor, ou seja, definir o que precisa ser feito agora e o que não precisa ser feito agora;

• Identificar os recursos gargalos e atuar neles para resolvê-los, já que estes ditam o ritmo do sistema;

• Fazer menos projetos ao mesmo tempo para fazer mais e mais rápido;

• Planejar cada projeto é fundamental e estes precisam se subordinar à estratégia de execução! Não deve ser muito macro nem muito detalhado, mas precisa ser bem feito e atualizado;

• Desenhar um fluxo de trabalho para ser espelhado em cada planejamento;

• Criar indicadores fáceis de serem gerados e interpretados para saber se estamos na direção correta ou não;

A Simplix, com seus mais de 20 anos de experiência em Gestão de múltiplos projetos e recursos e Gestão Empresarial, entende que as várias metodologias citadas acima são muito mais complementares do que concorrentes e vem desenvolvendo sua própria metodologia incorporando o melhor dessas metodologias e assim, gerando resultados contundentes para seus clientes em termos de alta performance: Entregar mais projetos, mais rápido, no prazo, no custo e dentro do escopo! Tudo isso, de forma dinâmica e de fácil entendimento e operacionalização! É o que sabemos fazer melhor!

Quer saber como aumentar a eficiência do seu processo de execução de projetos? fale diretamente comigo: gibran@simplix.net.br.

O nosso negócio é otimizar o seu!